'보고'와 '지시'가 힘겨운 직장인 필독! 슬기로운 재택근무생활 꿀팁 2탄

2020. 4. 9. 08:00


최근 사회적 거리두기의 방안으로 재택근무를 도입한 기업이 늘었습니다. 재택근무 특성상 비대면 소통이 이루어지는 만큼 상대방의 반응과 피드백을 실시간으로 파악할 수 없어 보고에 어려움을 겪거나 협의가 이루어지지 않는 등 문제가 생기기도 합니다. 비대면 소통에 어려움을 겪고 있는 직장인이라면 오늘 소개해드리는 보고&지시 법의 노하우를 익혀보세요. :-)



재택근무 고수가 되는 보고법


이메일이나 메신저 등을 통해 비대면 상황에서 이루어지는 보고는 생각의 결과물을 한 번에 제대로 전달해야 합니다. 그래서 비대면 보고는 대면 보고보다 더 경제적이고 효율적인 커뮤니케이션이 필요하지요. 비대면 보고의 효과적인 방법은 핵심을 가장 먼저 전달하고, 그다음에 근거를, 그후 예시를 드는 것입니다. 


재택근무를 도입했더라도 팀비 사용은 필요합니다. (주장)


집에서 일해보니, 회사에서 일하는 것과 동일하게

소모성 비품이 필요했기 때문입니다. (근거)


팀비 제한으로 지난주 비품 지출을 아끼면서 업무를 진행한 결과,

업무가 평소보다 효율적으로 이루어지지 않았습니다. (예시)


주장과 함께 근거와 예시를 들면 설득력을 갖추게 됩니다. 핵심 주장부터 전달했기에 주의를 집중시킬 수도 있지요. 마지막으로 주장을 한 번 더 언급하되 "팀비 사용을 중단하기보다는, 재택근무가 장기화될 것을 고려하여 점진적으로 줄여가는 것은 어떨까요?"라는 식으로 절충안을 제안하는 것도 좋은 방법입니다.  

 


재택근무 고수가 되는 지시법


업무 지시를 내리는 상사의 입장에서도 비대면 소통은 어렵습니다. 직장에서 얼굴을 마주 보고 이야기할 때는 표정이나 제스처, 이야기의 흐름을 통해 상대방이 나의 지시를 이해했는지 아닌지를 즉각 판단할 수 있지만, 비대면 방식으로는 힘들지요. 부하직원이 업무 내용을 제대로 파악하지 못한다면, 못 알아듣도록 한 책임도 있습니다. 비대면 업무 지시를 할 때 이것만은 지켜주세요!  


첫째, 지시하려는 내용을 말한다

둘째, 어떻게 해야 하는지 방법을 알려준다.

셋째, 왜 그것을 해야 하는지 말한다. 


업무 내용과 함께 구체적인 방법까지 지시하는 경우가 많지만 ‘이유’는 간과하기 쉬운데요. 부하직원에게 중요한 것은 “왜”입니다. 이를테면 보고서를 읽는 대상자가 누구인지, 해당 업무로 우리가 얻는 이익은 무엇인지 말이지요. 구체적인 이유를 알면, 지시를 내리는 상사의 입장에서는 미처 알지 못했던 또 다른 방법을 통해 더 빠르고 효율적으로 업무를 진행하는 방법을 찾을 수 있을 거예요. :-) 


재택근무 고수가 되는 보고-지시법 


일상에서 쓰는 메신저만으로도 팀원 간 소통이 가능하면 문제없지만, 팀 단위로 프로젝트를 진행하는 경우라면 업무 협업 툴(tool) 사용은 필수입니다. 재택근무가 장기화되거나 코로나바이러스 종식 후에도 재택근무 문화가 정착될 수 있는 만큼 다양한 업무 툴을 다루어 두면 도움이 될 거예요.  


마이크로소프트의 ‘팀즈(Teams)’는 보안 수준이 높은 메신저 형태의 협업 도구입니다. 대표적인 것이 공동 문서 편집 기능인데요. 채팅창에 워드, 엑셀, 파워포인트 등의 파일을 공유하면 대화를 나누면서 팀원들이 함께 문서를 편집할 수 있답니다. 알서포트의 ‘리모트미팅(RemoteMeeting)’은 PC설치 필요 없이 웹 브라우저만으로 이용할 수 있어 간편한데요. 문서 공유, 녹화 등 다양한 기능을 지원하며 PC 및 모바일 기기를 통해 최대 30인까지 24시간 이용 가능하답니다. 토스랩의 ‘잔디(JANDI)’는 보통의 메신저와 달리 파일의 유효기간이 없다는 것이 장점입니다. 


이외에도 다양한 협업 솔루션이 있으니 장단점을 살펴 업무에 알맞은 툴을 선택해보세요! 



재택근무 고수도 놓치기 쉬운 맞춤법



최근 온라인 커뮤니티에는 비대면 소통이 늘면서 동료의 기상천외한 맞춤법에 놀랐다는 후기가 자주 등장하고 있는데요. 아무리 보고서의 내용이 좋더라도 틀린 맞춤법은 감점 요인이 될 수 있답니다. 요즘처럼 비대면 보고가 많은 시기, 직장에서 자주 쓰이는 기본적인 맞춤법은 꼭 익혀 두면 좋겠습니다. 


1) 연도VS년도

‘연도’는 사무나 회계 결산 따위를 처리하며 편의상 구분한 일 년 동안의 기간을 뜻하며, ‘년도’는 해를 뜻하는 말 뒤에 와서 일정한 기간 단위로서의 그해를 뜻하는 의존 명사로 쓰인다.

EX) 회계 연도가 종료된 게 2017년도가 맞나요?


2) 결재VS결제

‘결재’란 부하가 제출한 안건을 결정할 권한이 있는 상관이 검토하여 허가, 승인할 때 사용하는 용어입니다. 반면 ‘결제’란 대금을 주고받아 거래 관계를 마치는 일을 뜻합니다.

Ex) 카드 결제일이 다가오고 있으니 팀장님께 지출결의서를 올려 결재를 받으세요.


3) 재고VS제고

‘재고’란 어떤 일이나 문제 따위에 대하여 다시 생각한다는 뜻이며, ‘제고’란 수준이나 정도를 높인다는 뜻입니다. 

Ex) 기업 이미지를 제고하기 위한 방안이 담긴 보고서는 재고해보겠습니다. 


4) 운영VS운용

‘운영’이란 조직이나 기구, 사업체 따위를 경영함을 뜻하며, ‘운용’은 어떤 것을 움직이게 하거나 부리어 씀을 의미해 주로 예산, 기금, 자본 등의 단어와 함께 쓰입니다. 

Ex) 주민센터 운영을 위한 3분기 예산 운용 회의를 합시다.



단문에 익숙한 신입사원부터 대면 회의가 편한 부장님까지! 갑작스럽게 시행된 재택근무를 잘 해내기 위해서는 노력이 필요합니다. 재택근무가 끝나면 아마 모두가 보고-지시의 고수가 되어있을 거예요. 우리 모두 위기 극복을 위해 재택근무를 하고 있다는 점을 기억하며 함께 힘내봅시다. :-)




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Posted by Say Samyang
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